Fragen an Caterer

20 Fragen, die du deinem Caterer stellen solltest

Dein Caterer wird weitaus mehr tun, als nur dein Essen zuzubereiten. Er wird dir außerdem dabei helfen, den Abend und den Ablauf zu planen und, in den meisten Fällen, sogar die Bar ausstatten und für die Torte sorgen. Das ist jedoch nicht der einzige Grund, warum dein Caterer eine so wichtige Rolle spielt – die Kosten für Essen und Getränke werden deine größte Ausgabe sein.
Wie also kannst du die Liste der potentiellen Caterer eingrenzen und welche Fragen solltest du stellen?

wichtige Fragen an Caterer

1. Haben Sie eine Genehmigung?

Wenn der Caterer eine Genehmigung vorweisen kann, bedeutet dies, dass sein Catering-Service den Standard der lokalen Gesundheitsbehörde entspricht. Falls du auf deiner Hochzeit auch Alkohol ausschenken möchtest, solltest du sicherstellen, dass er eine Ausschanklizenz besitzt.

2. Können Sie uns Referenzen nennen?

Von Referenzen erfährst du Dinge, die du auf anderem Wege nicht erfahren würdest, z. B. wie sich die Zusammenarbeit mit dem Catering-Unternehmen oder dem Caterer gestaltet. Lass dir die Daten von mindestens zwei Referenzen geben, zu deren Hochzeit ungefähr die gleiche Anzahl an Gästen eingeladen war und die ein ähnliches Menü hatten.

3. Beliefern Sie an dem Wochenende oder dem Tag, an dem unsere Hochzeit stattfindet, noch andere Hochzeiten?

Manchmal vereinbaren Caterer mehrere Termine am gleichen Tag oder Wochenende. Keineswegs ein Grund, sich einen anderen Caterer zu suchen. Du sollst jedoch sicherstellen, dass ausreichend Personal zur Verfügung stehen wird und dir die verdiente Aufmerksamkeit zuteil wird.

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4. Haben Sie sich auf bestimmte Lebensmittel (z.B. aus biologischem, regionalem Anbau oder Glutenfrei) spezialisiert?

Falls dir für deine Hochzeit ein bestimmtes Menü vorschwebt, engagiere einen Caterer, der auf diese Art von Speisen spezialisiert ist. Er wird nicht nur Kontakte zu den richtigen Zulieferern haben, sondern auch wissen, wie die Speisen zubereitet werden müssen.
Seien wir doch mal ehrlich: Wenn du einen Sushi-Koch damit beauftragst, französische Gerichte zuzubereiten, wird dein Menü ein Desaster werden.

5. Ist Full-Service mit inbegriffen?

Full-Service Catering bedeutet, dass der Caterer nicht nur die Speisen liefert, sondern sich auch um das Eindecken, die Getränke und das Aufräumen kümmert. Welche Leistungen inbegriffen sind, hängt von dem Catering-Unternehmen und den angebotenen Leistungspaketen ab. Falls der Caterer keinen Full-Service anbietet, wirst du zusätzliches Personal engagieren (und bezahlen) müssen.

6. Wie teuer sind ihre Menüs im Durchschnitt? Bieten sie Komplettpakete an? Wie viele Vor- und Nachspeisen stehen im Komplettpaket zur Auswahl? Ist die Höhe der Kosten davon abhängig, welche Lebensmittel verwendet werden oder gibt es einen All-inclusive Preis?

Da du einen großen Teil deines Budgets für das Catering ausgeben wirst, solltest du dir etwas Zeit lassen, um die einzelnen Möglichkeiten abzuwägen. Mit Leistungspaketen ist meist ein geringerer Kostenaufwand verbunden, besonders bei einer langen Gästeliste. In den meisten Paketen sind die Vorspeise, der Salat, die Nachspeise und das Dessert (oder der Kuchen) sowie Kaffee, manchmal sogar Wein, mit inbegriffen.

Falls dein Caterer unterschiedliche Leistungspakete anbietet, solltest du den Caterer um eine Kostprobe bitten, um zu entscheiden, welches Paket dir am meisten zusagt.

7. Bis wann muss ich eine endgültige Entscheidung treffen?

Dein Caterer muss bis zu einem bestimmten Datum wissen, für welches Menü du dich entschieden hast, um zu garantieren, dass auch alle Zutaten für das Hochzeitsmenü vorhanden sein werden. Außerdem musst du ihn darüber informieren, wie viele Gäste letzten Endes anwesend sein werden. Orientiere dich hierbei an dem Datum, das du auf den Antwortkarten für die Hochzeitseinladung angegeben hast.

8. Werden Sie für die Kinder und die anderen Hochzeitsdienstleister andere Gerichte zubereiten? Falls ja, wie hoch sind die Kosten? Können sie für einige der Gäste auch vegetarische-Speisen zubereiten? Fallen hierbei zusätzliche Kosten an?

Falls der Caterer bereit ist, Rücksicht auf religiöse, kulturelle oder besondere Ernährungseinschränkungen zu nehmen, kann dies mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Sollte dies jedoch dein Budget für das Catering übersteigen, musst du entweder woanders etwas Budget abzweigen oder dich nach einem anderen Caterer umschauen.

9. Wann wird das Probe-Essen stattfinden? Besteht die Möglichkeit, vor Vertragsabschluss einen Termin für ein Probe-Essen zu vereinbaren?

Auch wenn du bereits Kundenrezensionen über den Caterer gelesen hast, solltest du das Essen auf jeden Fall persönlich probieren. Falls möglich, solltest du für ein Probe-Essen noch vor Vertragsabschluss einen Termin vereinbaren. So wirst du eine fundierte Entscheidung treffen können um zu vermeiden, dass du nur einen zweitklassigen Caterer engagierst.

10. Liefern sie auch Hochzeitstorten und falls ja, ist die Torte im Preis mit inbegriffen?

Einige Caterer bereiten köstliches Konfekt zu, während andere wiederum nicht auf die Zubereitung von Hochzeitstorten spezialisiert sind. Frage nach Fotos von Torten, die schon für Hochzeiten gebacken wurden, um einen Eindruck von den Fähigkeiten des Caterers zu gewinnen. Falls du alles andere als beeindruckt sein solltest, engagiere zusätzlich noch einen Tortenbäcker.

11. Stellen sie auch Tische, Stühle, Teller, Servietten, Besteck sowie Salz- und Pfeffersteuer zur Verfügung? Falls ja, ist dies mit zusätzlichen Kosten verbunden?

Wenn ein Caterer nicht alles erforderliche Equipment für ein Event zur Verfügung stellt und auch deine Hochzeitslocation keine Equipment zur Verfügung stellen kann, bleibt dir nichts anderes übrig, als welche zu mieten, was wiederum einen höheren Kostenaufwand mit sich bringt. Falls der Caterer das erforderliche Zubehör anbieten sollte, solltest du es dir zeigen lassen, um sicherzustellen, dass es auch deinen Erwartungen entspricht.

12. Stellen sie auch das Servicepersonal? Wie viele Servicekräfte sind im Leistungspaket enthalten und wie hoch sind die Kosten für zusätzliches Servicepersonal?

Erstklassige Caterer verwenden ausschließlich eigenes Servicepersonal, selbst wenn von der Hochzeitslocation Personal zur Verfügung gestellt wird. Das Personal ist mit allen Abläufen vertraut und garantiert somit einen 1A-Service.

13. Welche Kleidung werden Sie und Ihr Servicepersonal tragen?

Die Kleidung sollte an das Ambiente und den Stil deiner Hochzeit angepasst sein. Wenn du z. B. eine formelle Anzug-und-Krawatte Hochzeit planst, wäre es unpassend, wenn das Servicepersonal in Poloshirts bedienen würde.

14. Bieten Sie auch Barcatering an? Falls ja, welche Leistungspakete bieten sie an? Wie wird der Preis berechnet (anhand des Verbrauchs oder pro Person)?

Da die Bar mit einem hohen Kostenaufwand verbunden sein kann, solltest du diesem Punkt etwas mehr Aufmerksamkeit schenken. Caterer (oder Hochzeitslocations) berechnen die Preise auf zwei Arten: Entweder pro Person oder nach der Menge des konsumierten Alkohols. Werden die Kosten nach dem Gesamtverbrauch berechnet, zählt der Barkeeper am Ende der Feierlichkeiten alle leeren und angebrochenen Wein- und Bierflaschen (Gläser bei Mix-Getränken) und dir wird eine Rechnung ausgestellt.

15. Werden Sie Alkohol ausschenken oder müssen wir jemanden anders engagieren, der sich um die Bar kümmert? Kann ich meinen Gästen auch von mir gekauften Alkohol servieren? Falls ja, entstehen zusätzliche Kosten?

Die meisten Caterer stellen zwar die Bar und den Alkohol bereit, wenn du dich jedoch lieber selbst darum kümmern möchtest, kannst du Kosten sparen. Falls dem so ist,  solltest du zuerst Rücksprache mit dem Caterer oder dem Betreiber der Hochzeitslocation halten. Es kann sein, dass sie dir für jede geöffnete Flasche Korkgebühren berechnen, wodurch du keine Kosten sparen wirst.

kleine Zeremonie

16. Wie viele Barkeeper sind im Leistungspacket mit inbegriffen? Wie hoch sind die Kosten für zusätzliche Barkeeper?

Im Idealfall kommen auf jeweils 100 Gäste 4 Servicekräfte und 2 Barkeeper, um sicherzustellen, dass deine Gäste nicht auf dem Trockenen sitzen. Weiteres Personal kostet extra.

17. Wie gehen Lieferung, Aufbau und Abbau vonstatten? Entstehen zusätzliche Kosten? Wie lange werden Sie für den Aufbau benötigen? Wann brauchen Sie Zugang zur Location?

All diese Informationen sind erforderlich, damit du mit dem Betreiber der Location Rücksprache halten und eine Zeit für den Aufbau des Caterings vereinbaren kannst. Erkundigen dich außerdem, wie viel Zeit für das Aufräumen benötigt wird, da es in einigen Hochzeitslocations Vorschriften gibt, bis wie viel Uhr sich Personal im Gebäude aufhalten darf.

18. Wo wird das Essen vorbereitet? Gibt es Einrichtungen vor Ort oder müssen Sie mit dem Betreiber der Hochzeitslocation eine zusätzliche Absprache treffen?

Falls der Caterer eigenes Equipment mitbringen muss, können zusätzliche Kosten entstehen. Bevor du dich also für einen Catering-Service entscheidest, solltest du dich erkundigen, über welche Einrichtungen die Location verfügt und ob bzw. inwiefern dies für die Vorbereitung des Essens hinderlich sein könnte.

19. Fallen irgendwelche Zusatzgebühren wie zum Beispiel eine Sicherheitsleistung, Mehrwertsteuer oder eine Servicepauschale an?

Zusatzgebühren können dein für das Catering vorgesehene Budget sprengen. Erkundige dich also frühzeitig, um entsprechend zu planen.

20. Wird das Essen als Buffet angerichtet oder als gesetztes Essen aufgetragen? Können Sie mir Beispielfotos zeigen?

Ganz nach dem Motto „Das Auge isst mit“ sieht selbst das köstlichste Essen unappetitlich aus, wenn es nicht richtig angerichtet ist. Du hast so viel Mühe und Zeit in alle anderen Details deiner Hochzeit investiert– Das Essen sollte hier keine Ausnahme bilden.

3 Kommentare
  • Amalia B
    Veröffentlicht um 13:53h, 02 Juni Antworten

    Vielen Dank für diesen Artikel. Besonders Nahrungsunverträglichkeiten werden ja beim Catering immer wichtiger. Da muss sich ein guter Party Service schon darauf einstellen.

  • Meike Oltmann
    Veröffentlicht um 10:52h, 28 Juli Antworten

    Ein guter Beitrag und so wahr. Ich war dieses Jahr auf der Fashion Week in Berlin und konnte vor Ort einen besonders guten Caterer kennen lernen: http://dorenburg-event.de/ Catering auf anspruchsvollstem und Premium Niveau, vor allem weil es „nicht nur“ ein Catering sondern im Grunde ein „Projekt-Management“ für eine Veranstaltung ist. .
    Doch das ist nicht alles. Von der Garderobe über den mehrsprachigen Service bis zum Barkeeper entstammt der gesamte Personalstab der First-Class-Hotellerie. Auf den Veranstaltungen der dorenburg gibt es nicht nur bestes Essen, sondern auch beste Manieren. Garantiert. Expertise, Feingefühl, Überblick: sollte man in diesem Bereich schon heraustellen können.

  • Gabriele Drescher
    Veröffentlicht um 14:56h, 04 Oktober Antworten

    Hallo und vielen Dank für den wunderbaren Artikel. Für mich war und ist vor allem auch immer die Frage wichtig, wie der Auf- und Abbau abläuft und ob zusätzliche Kosten entstehen. Demnächst ist in unserer Familie eine Hochzeit geplant und wir sind auch noch auf der Suche nach einem geeigneten Getränkedienstleister. Nochmals danke für die Tipps. VG Gabriele

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